BESTUURSSECRETARIS BESTUURLIJKE OVERLEGGEN

Vrije Universiteit Amsterdam
  • BESTUURSSECRETARIS BESTUURLIJKE OVERLEGGEN
  • Higher Professional Education +
Ben je op zoek naar een functie op het snijvlak van bestuurlijke afstemming en samenwerking tussen een grote maatschappelijke organisatie en de externe partners?
Heb je ervaring in het ondersteunen van bestuurlijke processen en besluitvorming binnen de universiteit of een andere (maatschappelijke) setting, dichtbij de bestuurders zelf? Wil je met enthousiasme jouw talenten inzetten voor de maatschappelijke meerwaarde van de Vrije Universiteit Amsterdam op basis van de strategie 2020-2025, waarin de speerpunten duurzaam, divers en ondernemend centraal staan? Solliciteer dan nu bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Locatie: Amsterdam
FTE:       0,8 – 1

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaris bestuurlijke overleggen werk je vanuit de dienst Bestuurszaken (BZ) op een centrale positie binnen de VU. Overleggen die je in deze functie primair ondersteunt door voorbereiding, realisatie en afwikkeling zijn bestuurlijke overleggen van het College van Bestuur met externe partners zoals de UvA, Amsterdam UMC, HvA, Inholland en de Universiteit Twente. Daarnaast ondersteun je tevens interne VU overleggen zoals het College van Decanen: het overleg tussen de rector en de decanen van de VU.

Je voert werkzaamheden zelfstandig uit op organisatorisch, besluitvoorbereidend, en bestuurlijk gebied zodanig dat de leden aan de overlegtafel optimaal worden ondersteund en geadviseerd in hun besluitvorming en uitvoering. Je schakelt hiervoor zelf met de betrokken VU bestuurders. Je bewaakt de aansluiting tussen de diverse externe en interne overleggen, de interne VU-agenda, en stuurt bij op de - inhoudelijke - integraliteit van de samenwerking met de strategische samenwerkingspartners van de VU.

In deze functie werk je met name samen met de andere drie (bestuurs)secretarissen van de dienst Bestuurszaken, voer je werkzaamheden in afstemming met hen uit en vervang je elkaar bij afwezigheid. Op hoofdlijnen ligt de verdeling van de ondersteuning van de overleggen vast. Daarbij is er is ruimte om in onderling overleg de verdeling verder te optimaliseren. De bestuurssecretaris heeft  veel contact met collega’s binnen de VU en zijn/haar counterparts bij de partnerinstellingen. 

Jouw taken
  • voorbereiden van overleggen zoals opstellen van agenda’s en termijnagenda;
  • verstrekken van informatie over en zorgdragen voor de juiste timing en toetsing van aangeleverde documenten en annotaties;
  • het initiëren van interne voorbereidende overleggen;
  • in overleg met secretariaat plannen van overleggen;
  • het (doen) verspreiden van de vergaderstukken;
  • verzorgen van verslaglegging en archivering van overleggen inclusief besluiten en terugkoppeling geven aan betrokkenen;
  • verstrekken van informatie over en geven van toelichtingen op besluiten;
  • toezien op de opvolging van acties en gemaakte afspraken;
  • lid van de agenda adviescommissie, ter voorbereiding van de CvB vergaderingen; 
  • bijdragen aan het verbeteren c.q. ontwikkelen van (ondersteunende systemen voor) het besluitvormingsproces.
Ook andere voorkomende werkzaamheden kunnen aan het takenpakket worden toegevoegd.

Functie-eisen

De bestuurssecretaris bestuurlijke overleggen is in staat om dicht bij het bestuurlijke centrum te functioneren. Je bent zorgvuldig met oog voor kwaliteit en resultaat en kan je bestuurlijk sensitief en ondersteunend opstellen. Je hebt een academisch werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar werkervaring in een relevante functie. Verder zijn de volgende kwaliteiten aan de orde:
  • heeft aantoonbare kennis van en affiniteit met bestuurlijke processen en besluitvorming;
  • kan uitstekend plannen en organiseren;
  • kan overzicht behouden;
  • is integer en discreet in handelen en optreden;
  • is flexibel, stressbestendig en heeft improvisatietalent;
  • heeft een alerte, ondernemende en op samenwerking gerichte houding;
  • is communicatief vaardige en kan schakelen op alle niveaus;
  • heeft uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in Nederlands en Engels;
  • heeft aantoonbare ervaring in het opstellen en verbeteren van vergaderdocumenten alsmede in het schrijven van heldere verslagen, annotaties en compacte beleidsnotities;
  • een houding om in het kader van duurzaamheid en efficiency papierloos te werken.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €4.406 (schaal 12) en maximaal €5.656 (schaal 12) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel Bestuurssecretaris 2 en staat open voor ten minste 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Bij goed functioneren behoort een vast dienstverband tot de mogelijkheden.

Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:
  • Maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over de VU
Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs, grensverleggend onderzoek en valorisatie, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderwijs en onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 25.000 studenten en werken ruim 4.500 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs, onderzoek en valorisatie.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en valorisatie. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB) van de Vrije Universiteit Amsterdam. We werken daarnaast nauw samen met en voor de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. We leveren procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming en dragen inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en oraties.

Werken bij Bestuurszaken betekent dat je meewerkt aan het dagelijkse bestuur, de strategie en het beleid van de VU, samen met een uitgebreid intern en extern netwerk van stakeholders. Bij BZ werken rond de 65 medewerkers (55 fte), verdeeld over de afdelingen Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning (BBO); Bestuurlijke en Juridische Zaken (BJZ); Management Ondersteuning (MO); en Documentmanagement en Archief (DMA).

Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning (BBO)
De afdeling BBO is verantwoordelijk voor strategische en beleidsadviezen aan het CvB, faculteiten en diensten, en de ondersteuning van bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Binnen BBO werken bestuurssecretarissen en beleidsmedewerkers. De beleidsmedewerkers zijn op dossierniveau werkzaam in de domeinen onderzoek, valorisatie, instellingsstrategie, externe betrekkingen, bedrijfsvoering en wetenschappelijke integriteit. Bij BBO werken 15 professionals, een deel met een eigen specifieke expertise, van waaruit zij zelfstandig werken voor het CvB, de faculteiten en de diensten. Eénieder werkt vanuit een sterke intrinsieke motivatie voor de VU en realiseert zich het belang van de eigen bijdrage. 
 
Solliciteren
Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk maandag 27 april 2020. Denk hierbij aan het uploaden van je curriculum vitae en motivatiebrief.

De eerste gespreksronde zal plaatsvinden op 7 of 8 mei.
Vanwege het Coronavirus zullen deze gesprekken digitaal plaatsvinden.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Naam: Wouter Feldberg
Functie: Afdelingshoofd Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning
Telefoonnummer: ‪+31 (0)20 59 86328
E-mail: vacatures.bz@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

  Meer informatie en solliciteren