Secretaresse Afdeling Aardwetenschappen

Vrije Universiteit Amsterdam
  • Secretaresse Afdeling Aardwetenschappen
  • Higher Professional Education
Locatie: AMSTERDAM
FTE: 0,5 - 0,7

Functieomschrijving

Wij zijn op zoek naar een gedreven, proactieve secretaresse voor het afdelingssecretariaat van de afdeling Aardwetenschappen. Voor deze veelzijdige en zelfstandige functie is een loyale, collegiale en professionele werkhouding vereist. Je durft initiatief te nemen, zorgt voor een adequate planning en in de uitvoering van je werkzaamheden ben je klantgericht, effectief en vakkundig. Je levert kwalitatief en kwantitatief goed werk af, ook als je onder druk staat. Je bent omgevingsgericht waarbij goede sociale vaardigheden en een gezonde dosis aan inlevingsvermogen van belang zijn.
Je biedt leidinggevenden en stafleden organisatorische en administratieve ondersteuning en je bent onder meer (mede)verantwoordelijk voor:

Jouw taken 
  • Het opstarten en afhandelen van werving- en selectieprocedures in ons digitale applicant tracking systeem (ATS)
  • Het plannen van sollicitatieprocedures met kandidaten en in- en externe betrokkenen
  • Het beheren van de agenda‘s voor het inplannen van (complexe) afspraken
  • Het regelen van faciliteiten voor (nieuwe) medewerkers zoals bv telefoon en toegangspassen, uitleg over VUnet (intranet), etc.
  • Je kan correspondentie zelfstandig (of in opdracht) verzorgen in correct Nederlands en/of Engels
  • Het beheren van de website
  • Ondersteunen van lab rapportages
  • Zelfstandig oppakken van reguliere ondersteunende secretariële werkzaamheden, zoals kantoorartikelen bestellen, locaties en lunches regelen, administratieve ondersteuning bij werving en selectieprocedures, correspondentie, afdelingsbijeenkomsten plannen, personeelsuitjes organiseren etc.

Functie-eisen

  • HBO werk- en denkniveau
  • je bent enthousiast en pro-actief
  • je hebt minimaal 7 jaar werkervaring als secretaresse+ of senior secretaresse
  • je kunt goed werken met het Microsoft Office pakket
  • je hebt aantoonbare ervaring op het gebied van financiën
  • je kunt zeer goed overweg met verschillende systemen en softwarepakketten
  • je beschikt over zeer goede kennis en beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
  • je bent stressbestendig, hebt een dienstverlenende instelling en je hebt goede contactuele eigenschappen

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.329 (schaal 7) en maximaal €3.144 (schaal 7) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Secretaresse 2 en staat open voor 0,5 - 0,7 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Aansluitend behoort een vast dienstverband of een verlenging tot de mogelijkheden.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken en meer dan 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Faculteit der Bètawetenschappen
De Faculteit der Bètawetenschappen inspireert wetenschappers en studenten om duurzame oplossingen te vinden voor complexe maatschappelijke vraagstukken. Van bosbranden tot big data, van obesitas tot geneesmiddelen en van molecuul tot de maan: ons onderwijs en onderzoek beslaan de volle breedte van de bètawetenschappen. Nationaal en internationaal delen wij kennis en ervaring met vooraanstaande wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven.

Werken bij Bètawetenschappen is samenwerken met studenten, promovendi en wetenschappers met focus op hun vak én een brede blik op de wereld. De faculteit telt ongeveer 5.750 studenten en er werken ruim 1.250 medewerkers.


Over de afdeling
De Afdeling Aardwetenschappen (AAW), https://science.vu.nl/en/research/earth-sciences/index.aspx is een van de 12 afdelingen van de Faculteit der Bètawetenschappen. De afdeling bestaat uit twee clusters: Aarde & Klimaat en Geologie & Geochemie. De afdeling wordt geleid door een Management Team, bestaande uit het afdelingshoofd, de clusterleiders en de afdelingsmanager. 
Het is een hechte afdeling bestaande uit ruim honderd medewerkers. De afdeling wordt ondersteund door twee secretaresses.

Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 30 november 2020. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:

Naam: Paul Bijlsma
Functie: Afdelingsmanager
Telefoonnummer: 020 59 87264
E-mail: p.j.bijlsma@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. Meer informatie en solliciteren